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Datenschutzerklärung

Entwurf: Diese Erklärung ist noch nicht rechtlich geprüft. Stellen mit „[prüfen]“ müssen vor dem Start bestätigt werden.

Stand: 10.11.2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Marc Mevißen
Am Wasserwerk 20
52525 Waldfeucht-Haaren
E-Mail: support@baustellenjournal.de

2. Worum es geht

Das Baustellenjournal ist eine Web-App, mit der Planungsbüros den Bauablauf dokumentieren: per Text, Sprachnachricht und Foto, mit Plänen, Wetterdaten und fertigem Baustellentagebuch als PDF.

Für die Inhalte, die ein Büro in der App ablegt (Notizen, Aufnahmen, Fotos, Pläne, Tagebücher, auch wenn darin Namen oder Fotos von Personen vorkommen), ist das jeweilige Büro verantwortlich. Wir verarbeiten diese Inhalte als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) nach den Weisungen des Büros. Den Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir zur Verfügung. Für die Konto- und Nutzungsdaten der Anwender sowie für den Betrieb dieser Webseite sind wir selbst verantwortlich.

3. Hosting und Server-Protokolle

Die App läuft auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Deutschland. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Die Anwendung selbst führt kein Zugriffsprotokoll, speichert also nicht, wer wann welche Seite aufgerufen hat. Der Webserver verarbeitet Ihre IP-Adresse nur, um die Verbindung herzustellen. Er protokolliert ausschließlich Fehler und Zertifikatsvorgänge. Diese Fehlerprotokolle sind auf wenige Megabyte begrenzt und werden fortlaufend überschrieben (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Sicherheit und stabiler Betrieb). [prüfen: Verbindungsdaten, die Hetzner auf Netzwerkebene verarbeitet, und die tatsächliche Aufbewahrungsdauer der Fehlerprotokolle]

4. Konto und Anmeldung

Für die Nutzung legen Anwender ein Konto an. Verarbeitet werden E-Mail-Adresse, Name (optional), der Name des Büros und das Passwort. Das Passwort wird nur als Hash (nicht im Klartext) gespeichert. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Nach der Anmeldung setzt die App ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie. Es hält die Anmeldung aufrecht und wird nicht zu Reichweitenmessung oder Werbung genutzt. Dafür ist keine Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Zusätzlich speichert die App Programmdateien und noch nicht übertragene Einträge zeitweise im Browser Ihres Geräts, damit sie auf der Baustelle auch ohne Netz arbeitet.

5. Inhalte der Büros

Gespeichert werden Baustellen, Textnotizen, Fotos, Pläne, erzeugte Tagebücher (PDF und Word), Freigaben mit Name, Zeitpunkt und Prüfsumme sowie die Liste offener Punkte. Die Speicherung erfolgt im Auftrag des jeweiligen Büros. Das Büro kann Einträge, Baustellen und Pläne selbst löschen.

Sprachaufnahmen werden nur für die Umwandlung in Text verwendet und unmittelbar danach gelöscht. Gespeichert wird nur der erkannte Text.

6. KI-Verarbeitung (OpenAI)

Zur Spracherkennung und zum Ordnen der Notizen im Tagebuch nutzen wir Dienste der OpenAI (Programmierschnittstelle, Anbieter: OpenAI Ireland Ltd., Dublin, bzw. OpenAI, L.L.C., USA). Übermittelt werden die Sprachaufnahme (zur Texterkennung) und die Textnotizen des betreffenden Tages, jeweils mit dem Namen der Baustelle. Fotos und Pläne werden nicht übermittelt.

Nach den Bedingungen von OpenAI werden Daten der Programmierschnittstelle nicht zum Training der Modelle verwendet [prüfen: aktuelle Bedingungen, Aufbewahrungsfrist und Auftragsverarbeitungsvertrag mit OpenAI bestätigen]. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf [prüfen: EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln].

Wir empfehlen, in Notizen nur so viele personenbezogene Angaben zu machen, wie für die Dokumentation nötig sind.

7. Wetterdaten und Ortssuche

Für die Wetterangabe im Tagebuch übermittelt unser Server die Postleitzahl und den Ort der Baustelle (nicht die Straße) an den Kartendienst Nominatim (OpenStreetMap Foundation) und erhält Koordinaten. Mit gerundeten Koordinaten fragt er anschließend Wetterdaten des Deutschen Wetterdienstes über die Schnittstelle Bright Sky ab. Die Abfragen kommen vom Server, nicht von Ihrem Gerät. Ihre IP-Adresse erhalten diese Dienste daher nicht.

8. E-Mail-Versand

Für das Zurücksetzen von Passwörtern (und künftig für Bestätigungen und Rechnungen) versenden wir E-Mails über den Mailserver von Hetzner. Verarbeitet werden die E-Mail-Adresse und der Inhalt der Nachricht.

9. Datensicherung

Die Daten werden täglich gesichert. Die Sicherungen liegen auf dem Server und werden 14 Tage aufbewahrt. Zusätzlich fertigt Hetzner Server-Sicherungen an [prüfen: Anzahl und Aufbewahrung der Hetzner-Sicherungen]. Gelöschte Inhalte verschwinden daher erst nach Ablauf dieser Fristen aus den Sicherungen.

9a. Warteliste

Wenn Sie sich auf der Website für den Test des Baustellenjournals eintragen, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und, soweit Sie sie angeben, Ihren Namen, den Namen Ihres Büros, die ungefähre Zahl der Personen und gleichzeitigen Baustellen sowie eine freiwillige Nachricht. Dazu kommen Ihre Einwilligung, der Zeitpunkt der Anmeldung und eine nicht umkehrbar verkürzte Kennung Ihrer IP-Adresse. Wir nutzen die Angaben, um Sie per E-Mail über den Start zu informieren und zum Test einzuladen. Die Angaben zur Bürogröße helfen uns zu entscheiden, wen wir zuerst einladen (Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Wir arbeiten mit Double-Opt-in: Ihre Adresse kommt erst auf die Liste, wenn Sie den Link in der Bestätigungsmail anklicken. Unbestätigte Anmeldungen löschen wir nach sieben Tagen. Sie können sich jederzeit über den Link in jeder unserer E-Mails abmelden, dann löschen wir Ihre Angaben sofort. Ohne Abmeldung löschen wir die Angaben, wenn Sie nicht zum Test eingeladen werden, nach [prüfen: z. B. 24 Monaten]. Eingeladene Büros erhalten einen persönlichen Einladungscode, der einmal gilt. Die E-Mails verschicken wir über den Mailserver von Hetzner.

9b. Rückmeldungen und Kostenkontrolle

Wenn Sie in der App den Knopf „Rückmeldung“ nutzen, speichern wir Ihre Nachricht zusammen mit Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse, dem Büronamen, der App-Version und dem Gerätetyp und senden sie per E-Mail an den Betreiber. Wir nutzen das, um Fehler zu beheben und die App zu verbessern (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Speicherdauer: [prüfen: z. B. bis sechs Monate nach Ende der Testphase].

Wenn Sie bei der Registrierung der Lizenzvereinbarung und gegebenenfalls dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung zustimmen, protokollieren wir die Zustimmung: Dokument, Version, Prüfsumme des Wortlauts, Zeitpunkt, Ihr Konto, die Browserkennung und eine nicht umkehrbar verkürzte Kennung Ihrer IP-Adresse (kein Klartext). Das dient dem Nachweis des Vertragsschlusses (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Speicherdauer: für die Vertragslaufzeit und anschließend [prüfen: bis zum Ablauf der Verjährungsfrist, z. B. drei Jahre]. Den Wortlaut senden wir Ihnen per E-Mail.

Zur Kostenkontrolle zählen wir je Büro und Monat, wie viele Sprachnachrichten und Tagebuch-Auswertungen die KI-Dienste genutzt haben. Inhalte werden dabei nicht gespeichert.

10. Keine Werbung, kein Tracking

Wir setzen keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste ein. Schriften und Programmbibliotheken werden von unserem eigenen Server geladen. Es findet keine Einbindung externer Inhalte durch Ihren Browser statt.

11. Empfänger

12. Speicherdauer

Konto- und Inhaltsdaten speichern wir für die Dauer des Vertrags. Nach Vertragsende löschen wir sie innerhalb von [prüfen: Frist festlegen, z. B. 30 Tage], sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (zum Beispiel für Rechnungen).

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit widerrufen. Wenden Sie sich dazu an die oben genannte Adresse. Betreffen Ihre Daten Inhalte eines Büros, leiten wir Anfragen an das verantwortliche Büro weiter.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, zum Beispiel bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen [prüfen: zuständige Behörde].

14. Sicherheit

Die Verbindung ist durchgehend per TLS verschlüsselt. Passwörter werden als Hash gespeichert, Anmeldeversuche begrenzt, und der Zugriff auf Baustellen ist auf das jeweilige Büro beschränkt.

15. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die App oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.